Administrador de proyectos
Tiempo completo • Santa Clarita
Beneficios:
- 401(k)
- Igualación 401(k)
- Seguro dental
- Seguro de enfermedad
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- Seguro de visión
El administrador del proyecto administrará las tareas administrativas de gestión de proyectos en todas las líneas de servicio, desde el primer aviso de pérdida (FNOL) hasta el cierre y la facturación manteniendo un tablero de trabajo en progreso (WIP) preciso, asegurando una documentación completa y compatible, respaldando la estimación basada en el alcance y las fotos, coordinando los horarios comerciales y el despacho, y brindando un servicio al cliente profesional a todas las partes interesadas.
Responsabilidades principales
Responsabilidades principales
Admisión, servicio al cliente y despacho de FNOL
- Reciba, filtre e ingrese rápidamente todas las llamadas de clientes potenciales y referencias de trabajo (FNOL) en los sistemas relevantes con detalles completos y precisos.
- Contestar teléfonos, enrutar consultas y saludar a los visitantes de manera profesional; Resuelva los problemas de rutina y escale según sea necesario.
- Envíe y rastree los clientes potenciales / referencias a los equipos operativos apropiados para garantizar una respuesta rápida y transferencias claras.
- Supervise el progreso logístico de las referencias y los trabajos activos para cumplir con las expectativas del cliente y los requisitos del programa.
Gestión, programación y coordinación de WIP
- Mantenga un tablero WIP preciso y actualizado para todos los clientes potenciales y proyectos activos.
- Colaborar con RM y CM para coordinar el programa de producción diario y el programa de guardia; Confirme los recursos, la secuencia y el tiempo.
- Revisar las tendencias de WIP para identificar cuellos de botella o brechas; Detecte los problemas temprano y recomiende soluciones prácticas.
Documentación de archivos de trabajo, soporte de estimación y cumplimiento
- Comuníquese diariamente con RM, RS y CM para asegurarse de que toda la documentación requerida se capture en el sitio en el punto de la tarea (fotos, lecturas, notas, firmas).
- Verificar las estimaciones basadas en el alcance documentado y las fotos; Verifique que todo el trabajo realizado se capture para la facturación.
- Audite los archivos de trabajo diariamente para verificar su precisión e integridad con respecto a los SOP internos y los requisitos del programa.
- Informes completos de archivos de trabajo para todos los proyectos asignados.
- Revise las marcas de tiempo y otros puntos de datos para garantizar informes precisos y KPM.
- Preparar archivos para la carga final y la auditoría; Realizar auditorías internas para confirmar el cumplimiento de la estimación, el alcance y los archivos.
- Monitorear y garantizar que se sigan todos los requisitos del cliente / programa; mantener comunicaciones internas y externas oportunas.
Soporte de liquidación y facturación
- Ejecute todas las actividades de cierre de trabajos, incluidas las verificaciones de documentación, las actualizaciones de estado y las tareas al equipo de facturación/contabilidad.
- Coordine con contabilidad para respaldar una facturación precisa y oportuna y resolver preguntas de documentación rápidamente.
Deberes generales de la oficina
- Mantener registros digitales y físicos organizados; Realice un limado ligero según sea necesario.
- Ayudar a otros departamentos asignados para satisfacer las necesidades comerciales.
Requisitos de educación y experiencia
- Se requiere diploma de escuela secundaria o GED.
- Se prefiere experiencia previa en recepcionista / oficina, despacho o estimación.
- Se requiere un servicio al cliente excepcional, sólidas habilidades administrativas y una comunicación verbal y escrita clara.
- Dominio del software de oficina común y las herramientas digitales; Fuertes habilidades tecnológicas generales, capacidad para aprender plataformas de la industria rápidamente.
- Se valorará la experiencia en restauración, construcción o seguros. (Se prefiere familiaridad con los sistemas de estimación y gestión de trabajos).
Requisitos físicos y del entorno de trabajo
- Rol en la oficina, en gran parte sedentario. Archivo y levantamiento ocasional de cajas de archivos; puede requerir abrir gabinetes y usar un taburete.
Horas normales de trabajo, horas adicionales y viajes
- Tiempo completo, de lunes a viernes, hora de inicio a las 7:30 a. m. (justo antes de la apertura del negocio), concluyendo a las 5:30 p. m. (justo después del cierre del negocio)
- Es posible que se requieran horarios más largos o flexibles según las necesidades comerciales. Recorrido mínimo.
Compensación: $20.00 - $24.00 por hora
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